Salesforceユーザ外へのファイル共有

認定SalesCloudコンサルタント

2019.07.172022.01.04

Salesforceユーザ外にもファイルを共有できる

Salesforceというシステムの中で、CRMやSFA、Chatterを使ったチャットなどが行える訳なんですが、基本的にはSalesforceユーザ間での情報共有を目的としています。

商談などで関わりのある顧客に対して情報共有する場合、顧客ユーザに対してもSalesforceユーザとして登録しないといけないのか？
答えはNoです。

ファイルに限り、Salesforceというシステム内で管理しつつも、Salesforce外ユーザへの共有が可能なので、今回はそのまとめとなります。

ファイルをSalesforce外ユーザへ共有する方法は2通りあります。

Chatterファイルを使ってファイル共有をする方法です。

まず、タブ内の[ファイル]を選択します。

共有したいファイルをアップロードして、「共有設定」を選択。

共有設定の中の「他の人とリンク」を選択。

URLが表示されるので、これをコピーアンドペーストしてメールなどでURLを送ることでファイルが共有できます。

このようにURLを叩くと、ファイルの内容が確認できます。

このように、Chatterファイルを使用した共有は割とシンプルに共有することができます。

お次は、Sales CRM Contantから共有する方法。
Sales CRM Contantというとちょっと長ったらしいのですが、ライブラリ機能を使ってのファイル共有となります。

まず、タブ内の[ライブラリ]を選択します。

まずは、ライブラリを作成します。
私のライブラリから「新規」を押します。

ライブラリを作成したら、そのライブラリにファイルを追加したいので「寄稿」を押します。

ファイルをアップロードして、「コンテンツの配信」を押します。

コンテンツ配信における設定を入力します。
これは、デリバリーオプションと言われるもので、配信期間やパスワード、ダウンロード制限など柔軟な配信を設定することができます。

このように、コンテンツ配信が完了したら、URLが表示されるので、あとはChatterファイルと同じくURLを共有すればSalesforce外への公開が可能です。

Chatterファイルに比べて、作成がやや手間ですが、細かい設定ができるので柔軟な配信が可能です。

このように配信方法が異なる2通りですが、両者の違いはなんでしょう？

まず、Chatterファイルの方は、手順が少ないため、簡単に共有することができます。

一方の、ライブラリ配信は、デリバリーオプションの設定もあり、配信期間やダウンロード方法など柔軟な配信を実現することができます。
ライブラリとして管理していることもあり、使用状況や活動の分析、コンテンツの関連付けも行うことが可能です。

コンテンツの関連付けが行えるオブジェクトは、リード・取引先・取引先責任者・商談・ケース・商品・カスタムオブジェクトが対象になります。

また、実際に試したわけではないのですが、セキュリティ面においても、ライブラリを使用した方が安全とされています。

ケース別に使い分けをするのであれば、シンプルに行くならChatterファイル共有、それ以外ならライブラリ共有になりますね。