メール to Salesforceでメールを活動履歴に取り込み

認定SalesCloudコンサルタント

2019.07.09

結構ニーズが多いメール絡み

今回のテーマはメールの機能。
メールの送信そのものより、メールの内容を活動に取り込むメール to Salesforceという機能を使います。

メール to Salesforceの使用にはシステム管理者が実施します。

設定自体は簡単で、設定の[メール to Salesforce]から有効にチェックを入れましょう。
こちらは組織の有効化になります。
メール to Salesforceの有効化

これだけでは使えないので、後述する個人の設定でメールの取り込みルールを設定していきます。

組織の有効化が終わったら、個人設定。

[私のメール to Salesforce]から設定します。

受け入れ可能メールアドレスと関連オブジェクトの設定

まず、活動履歴として許可する相手先を指定します。
指定するのは、メールアドレス単位で、私の受け入れ可能メールアドレスにカンマ区切りで複数入力します。

次に、[メール to Salesforce] アドレスを保存します（青枠）。
これはSalesforceに対しての取り込み用メールアドレスとなります。

最後に、活動履歴対象となるオブジェクトを指定します。
ご覧の通り、リード・取引先責任者・商談に対して活動履歴をつけることができます。

設定は以上です。

設定が完了したら、メールを送りましょう。

メールの宛先（またはCC）に私の受け入れ可能メールアドレスで指定したメールを加えます。
メールのBCCに、Salesforceから作成された長いメールアドレスを加えます。
メール to Salesforce機能を使ってのメール送信

あとはいつもの要領で送信します。

送信後、該当するメールアドレスと一致する取引先責任者、リードに対して活動履歴が作成されます。
送信されたメールは活動履歴レコードが作成される

メールの内容が活動履歴に取り込まれている

商談にチェックを入れた場合は、取引先責任者のメールアドレスと一致する関連する商談全てに活動履歴が作成されます。

もし、該当するメールアドレスがリードや取引先責任者になかった場合、「私の未解決の項目」にメール内容が溜まるので、手動で関連先を指定していくことになります。
ここも重要ポイントなので覚えておきましょう。
該当メールアドレスがない場合は私の未解決の項目ビューに

ここで1つの疑問が。
メールの送信で活動履歴に取り込むことはできたけれども、メールの受信はどうでしょうか？
結論からいうと、こちらはできません。

メール to Salesforceの目的は、自分が取引先に対してメールでアプローチした内容を活動履歴として残しておくだけで、メールの受信は自分からアクションを起こしたわけではないので、自分の活動履歴には当たらないわけです。

対象はあくまで、メールの送信（返信や転送含む）なので間違えないようにしましょう。