ワークフローアラートとChatterメールタイミングや頻度でどっちを使う?

Salesforceからのメールの送信方法は様々

Salesforceは情報共有というのが一つの目的ですから、メール送信機能についても重要な機能になります。

メールの送信方法については、いくつか手段があり、それぞれに特徴がありますので、ニーズに応じて使い分けをしていく必要があります。
色々ある中で主なものは以下のものがあります。

それでは、1つずつ特徴を述べていきたいと思います。

取引先責任者、リード、ユーザに対して一括でメールを送信することができます。

分かりづらい場所になりますが、取引先責任者やリードはタブ下の一括送信のリンクから、

ユーザであれば、設定の[ユーザの一括メール送信]から送信可能です。

個人取引先が有効化されていれば、取引先からも送信可能です。

ワークフローの機能により、条件を満たしたレコードでワークフローが指定したタイミングでメールを送信します。
ワークフローは組織全体に対して機能するものなので、当然ワークフローで設定したものは組織レベルでの設定になります。

まず、条件面として、評価条件とトリガ条件を指定します。
評価条件は以下の3つから指定します。

2つめと3つめの違いは、編集前の状態がレコード条件を満たしていた時に起動するか否かの違いになります。
条件を満たした状態で編集して再度条件と一致した場合は、2つめは起動しますが、3つめは起動しません。

もう一つの大きな違いは後述する時間ベースのワークフローが使用できるか否か。
2つめは時間ベースのワークフローは使用できません。

ルール条件はレコード内容の条件を指定します。

最終的に評価条件とルール条件の両方を満たしたものが起動条件となります。

続いてタイミングの設定。
こちらは即時実行か時間差実行かを指定します。

ルール適用時のアクションとなっているのが即時実行、時間ベースのアクションが時間差実行です。

時間ベースのアクションでは、ルールが適用された日またはレコード内の日時項目を使用していつ起動するかを指定します。
条件を満たしたレコードは実施時間までに実行を予約した状態として待機した状態となり、キューに溜まります。

設定の[時間ベースのワークフロー]からキューを監視することが可能で、時間ベースのワークフローで実行待ち状態のものが表示されます。
取り消したい場合は削除することも可能です。

Chatterの機能を使ってメールを送信する方法。
メールの送信タイミングは投稿された時や返信された時、自分にメンションがされた時などChatterの様々なアクションに対応しています。

このChatterメール設定の一番の特徴はユーザ単位で設定すること。

僕なんかもそうなんですが、投稿される度にメールが送信されてしまうとうざったくてメールが埋もれてしまうので、配信しない設定にしてしまいます。
一方で、投稿された時の気づきとして、人によってはすぐに検知したい人もいるはずなので、配信する設定にしている人もいます。

設定は私の設定から[Chatter]→[メール通知]で設定が可能です。
設定については、解説はしませんが、そのまま字面通りの設定になります。

必ず送信が保証されるものではないため、そこは注意しましょう。

Apexトリガやコントローラからプログラムを組んでメールを送信する方法です。
独自でメール送信ロジックを作ることになるため、自由度が高いです。

ただし、この方法での一番のアキレス腱はガバナ制限による送信制限があること。
ガバナ制限によって、1日に組織内で送信できるメールの条件が制限されます。

参考までに、2019年7月現在のガバナ制限はこちら。

API または Apex の 1 通のメールは、グリニッジ標準時 (GMT) に基づいて 1 日あたり最大 5,000 の外部メールアドレスに送信できます。

バージョンによって変わることがあるため、定期的にSalesforceのサイトをチェックしておきましょう。

ここでいう制限数はメール送信数でなく、外部メールアドレスとなっているため、1通のメールで2人のメールアドレス（取引先責任者やリードに登録されていないメール）を送信した場合は、2としてカウントされます。

ちょっと前までは、1組織1日最大1,000までだっ他ので、だいぶ緩和されたとはいえ、大規模なシステムでは5,000なんてあっという間です。

もし、それ以上のメール送信数を求められた場合、Salesforceを使わないということも選択肢として考えられます。
信じられないかもしれませんが、Salesforceの試験でも、Salesforceを諦めて別のシステムに切り替えるといった出題がされます。

Pardotを使えばメール送信上限はもっと多くなるんですが、それはSalesforce 認定 Pardot コンサルタント / スペシャリストの範囲内なのでここでは、Salesforceを諦めるという手段も選択肢として持っておきましょう。