承認プロセスの応用的な使い方について

認定SalesCloudコンサルタント

2019.08.042022.01.04

今回のテーマは承認プロセス。
細かい部品を積み上げて更生するので、1度に理解するのは大変ですが、1個1個の設定を把握しておけばすんなり入っていけると思うので、これを機に情報整理をしましょう。

承認プロセスの流れ

Salesforce標準機能の中でも難しい部類に入る承認プロセス。

承認プロセスの流れをフローにするとこのような感じになります。

途中に人の手が入ったり、処理が割り込んだりなどありますが、基本は承認ステップを複数回経て承認完了という流れになります。

承認申請をするときにシステムが行うアクションです。
申請したレコードが他ユーザに変更されないようにレコードをロックをかけるのが一般的です。

これが、メインとなる承認作業になります。

承認ステップは1つの承認プロセスに複数作成することができます。
そのため、2段階承認など段階を分けた承認を使用することができます。

承認ステップごとに条件を指定するようにもできるので、条件に応じて1段階、2段階と分けることも可能です。

承認者は複数設定設定することができますが、承認/却下は誰か一人が承認をするか全員が承認をするかのどちらかの承認方法となります。
過半数に達したら承認などといった使い方はできませんのでご注意を。

承認結果に応じて、指定されたアクション（メール通知やToDo作成など）を実施し、それぞれの次のプロセスへ進めていきます。

承認の場合は次の承認ステップ（最後であれば最終承認時のアクション）に進むのが一般的です。

却下時は、最終却下で最初からやり直しにするか、前のステップへ戻る方法がありますが、レコードがロックされていることが多いので、最終却下でやり直させる方が多いかな。

何回か承認ステップを経て、最後の承認ステップで承認OKだった時にこのアクションに入ります。
ここでは、申請時にロックをかけたレコードを解除するとともに、この時点で承認が完了したわけですから何かしらのステータスを更新かけるのが一般的です。

何回かの承認ステップを経て、承認がNGだった時は、再び申請者へ戻します。
理由が記載されたNGの通知（却下のアクションでやることも）やレコードロック解除などで申請者が再申請できる状況を整えてあげましょう。

申請者自身が間違いに気付き、承認申請を取り消したいケースもあるでしょう。
その場合は、承認プロセス中に途中で割り込む形で取り消し時のアクションが実施されます。

承認申請の取り消しが出来るかどうかは承認プロセス内で設定が可能です。

承認プロセス設定の過程で承認プロセスに対して設定するものと、承認ステップに対して設定するものがあります。

承認プロセスには全体に関わるものを設定し、承認ステップは1承認に対してそれぞれ設定をしていきます。
それぞれで設定する主なものは以下の通りです。

■承認プロセス

■承認ステップ

※代理承認者はユーザ単位で設定します。