アクセス権の問題はSales Cloudでも出題される
レコードのアクセス件については、Salesforce 認定アドミニストレーターの試験でメインで出題される最重要ポイントですが、Sales Cloudでも出題されます。
Sales Cloudでもアクセス権の問題は引き続き出題されるようですが、出題のポイントはアドミニストレーターとは若干異なります。
アドミニストレーターは組織の共有〜手動共有までがメインですが、Sales Cloudではその延長線上であるチーム機能と絡めて出題されます。
チーム機能を有効化する
チーム機能は全てのオブジェクトに対して使用できる訳ではなく、使用できるオブジェクトは取引先・商談・ケースの3つに限られます。
ケースについては、Sales CloudというよりはService Cloud試験の範疇なので、ここでは忘れてもらっても大丈夫です。
Sales Cloudでは取引先と商談に対して取り上げられます。
ということで、取引先と商談のチーム機能の有効化から。
取引先は設定の取引先の[取引先チーム]から設定します。
取引先チームの有効化のリンクから、
チェックを入れれば有効化できます。
その後にページレイアウトに対して関連リストの表示設定ができますが、これは後からでも設定できるのでこのタイミングでなくても大丈夫です。
商談の方は割愛しますが、同じように有効化することができます。
途中、チーム機能をチームセリングと称されることがありますが、これはほぼチーム機能と考えてもらって差し支えありません。
チームにメンバーを追加する
有効化が完了したら、次にチーム機能を使用していきます。
ここも、取引先で説明しますが、商談も同じような手順でOKです。
まずは取引先を用意
関連リストの取引先チームから「追加」を選択。
メンバー（Salesforceユーザ）が選択できるので、任意のユーザとアクセス権と役割を指定しましょう。
ここで重要なのが、取引先・商談・ケースのアクセス権が設定できること。
取引先に対するチームの設定ですが、メンバーには取引先だけでなく、商談とケースもカバーできます。
取引先責任者はアクセス権の選択がありませんが、親レコード連動なので実質取引先責任者もカバーしていることになります。
このチーム機能がレコードアクセス権を与える最後の手段となります。
商談のチームもメンバーを設定するところは同じですが、商談のチームでは商談しかカバーができません。
手動共有とチーム機能の違い
チーム機能は一見手動共有と似た手順ですが、手動共有と違い以下のメリットがあります。
取引先・商談・ケースをまとめて共有できる
取引先チームに限った話ですが、まずは、前述したように取引先だけでなく、商談とケースもカバーしているので、1回のメンバー追加で済みます。
これを手動共有でレコード共有しようとすると、取引先レコードで1回とそれに紐付く商談とケースを複数回共有しないといけないため効率的とはいえません。
デフォルト取引先チームが使用できる
自身の所属するチームメンバーが固定化されている時、複数の取引先に同じメンバーを指定する必要がありますが、デフォルトの取引先チームを使用することでメンバー追加の手間を省くことができます。
ユーザの画面から、
デフォルト取引先チームであらかじめチームを設定しておけば、
あとは関連リストの「デフォルトチームの追加」であらかじめ設定してチームメンバーを設定することができます。
デフォルト取引先チームは取引先作成時に自動的にチームに追加するオプションもあるので、人為的なつけ忘れも防止することができます。
デフォルト取引先チームはロールを跨いでいる固定化されたメンバーがいるときに威力を発揮します。
まとめ
- 取引先・商談・ケースに対してチーム機能が使用できる
- 取引先チームには取引先（＋取引先責任者）、商談、ケースのアクセス権が付与できる
- 商談チームには商談のアクセス権のみ付与できる
- ロールを跨いだ固定メンバーに対してはユーザのデフォルトチーム設定で自動的にチームへ追加できる
- チーム機能はチームセリングとも呼ばれる
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