前回は受信者の指定を絡めての設定手順についてお伝えしましたが、DocuSignはその他にも様々な役割が用意されているので、まとめで紹介したいと思います。
DocuSignの役割について
DocuSignで利用することができる役割について簡単に述べたいと思います。
他にも「公証人とともに署名」「立会人との署名」といった役割がありますが、まだ
同席する署名者
DocuSignの機能には欠かせない署名する人のことをさします。
文書を署名する以外にも文書に対して承認機能を持たせることができます。
文書にて承認機能を実現する方法については後述します。
文書のコピーを受信
メールでいうCCにあたる人です。
電子署名のフローの直接影響はなく、文書のコピーを受信することができます。
表示が必要
文書のコピーを受信と同じように見えますが、
決定的に違うところはここで指定された人が文書を閲覧しないと先へ進めないということです。
署名はしないけど、目を通す必要があるユーザです。
受信者の指定
前回詳しくお伝えした通りで、文書の署名者を指名することができます。
自身は署名できません。
編集を許可
送信した文書に対して、内容を編集できるユーザです。
受信者の更新
送信者が指定した受信者を変えることができます。
受信者の指定は未指定のユーザに対して設定ができるのに対し、受信者の更新は既に指定済みのユーザを上書き更新することができます。
文書に承認機能を持たせることもできる
役割としては以上となりますが、文書に対して承認機能を持たせることも可能で、事実上の文書承認者を作成することができます。
承認者を受信者として追加します。
役割は署名者と同じ「署名が必要」でOKです。
文書には承認者のみが使用できる承認ボタンを配置します。
「署名が必要」受信者を複数指定すると、左上の受信者選択ができますので、承認者を選択して承認ボタンを配置します。
辞退は承認NGなので一緒に配置しましょう。
あとは、文書を送信した時に承認者フェーズで「承認」「辞退」ボタンが押せるようになるため、承認者は文書の内容を見て承認か辞退（承認NG）を選択します。
もちろん、承認NGになった場合は送信者へ差し戻されます。
組み合わせてフローを構成しよう
このように、DocuSignには色々な役割があり、それぞれに特徴があります。
それぞれの役割をつなぎ合わせることで各処理を自動化することができ、今までアナログだった押印や紙の受け渡しなどを全てオンライン上で完結させることができます。
今後の脱ハンコ化を実現していく上でDocuSignは間違いなく有用なツールですので、一度触れてみてその便利さを味わってみてください。
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