しばらく記事投稿が止まっていました。
止まっている間に内閣が変わり、河野太郎さんが行政改革担当相となりのハンコ文化の改善を求めるようになりました。
今後さらに電子署名が加速していきそうな流れですね。
今まではどちらかというと、DocuSign × Salesforceの基本的な使い方を紹介しました。
DocuSignの使い方についてより現実的な使い方になるよう設定を工夫していきましょう。
署名者の連絡先を指定せずに署名依頼
前にご紹介した文書承認のフローは送信者と署名者のキャッチボールで終わるシンプルなものでした。
文書に署名を求める際、場合によっては担当者レベルではなく上長だったり、取締役などの会社の代表者に署名を求めるものもいくつかありますよね。
でも、相手先の代表取締役のメールアドレスなんて実際知らないのが普通ですよね。
前回までのフローでDocusignで署名を求めようとすると、署名者の連絡先（メールアドレス）が分からないと署名依頼ができません。
今回は署名者の連絡先を知らなくても署名者へ署名を求める方法について設定していきましょう。
受信者の指定を使って署名者を指定する
図示するとこのような感じになります。
署名者の前に中継役として、営業担当などの会社の窓口の人が署名者を指定することができます。
受信者の指定の特徴としては以下の2点です。
- 署名者を指定することができる
- 署名はできない
受信者の指定はあくまで署名者への中継役なので、
受信者の指定を設定する
それでは、受信者の指定を設定してみましょう。
まずはDocuSign側から、テンプレートの作成までは前回と同じ流れです。
受信者の欄に署名者の前にもう一人追加します。
役割を「受信者の指定」にしてください。
受信者の指定、署名者ともに名前と連絡先は入れなくてOKです。
受信者の指定はSalesforce側から設定、署名者は受信者の指定に任命された人が指定してくれるからです。
受信者を複数にすると、順序という数字入力欄が出て来ますが、その名の通り
次はSalesforce側。
受信者を追加したので、DocuSign管理の設定から受信者の役割設定に受信者の指定を加えておきましょう。
DocuSign側で設定した役割と一致させるようにしてください。
設定は以上となります。
実際に受信者指定を絡めた文書送付をしてみましょう。
文書を送信する
送信は今までと同じ取引先などの詳細レコードのボタンから実施します。
受信者のところには今まで署名者を指定しましたが、今回は受信者の指定を選びます。
逆に署名者は不要です。
あとは文書を送信します。
文書を送信すると、まずは受信者の指定の人にメールが送信されます。
「文書の確認」ボタンを押すと、次のようなダイアログが表示されますので、ここで署名者の名前と連絡先（メールアドレス）を入力します。
あとは、指定された人に署名依頼のメールが来て以降の手順は同じとなります。
他にも多くの役割が
受信者の指定だけでなく、他にも色々な役割がDocuSignに用意されています。
用途に応じて使い分けができるので、次回はDocuSignに用意されている役割について整理しましょう。
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