DocuSign × Salesforceを使ってみよう~ドキュメント編~

前回の記事で取引先から文書を送信することができました。
実際、テンプレートをそのまま出力しただけだったので、文書が固定化されている状態でした。
今回は、文書に取引先の名前を動的に出せるように、差し込み印刷を設定していきます。

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まず確認すること

早速差し込み項目のあるテンプレートを作っていきたいところですが、その前に準備作業があります。

DocuSign管理からSalesforceとDocusingの双方にアカウントが設定されているか確認してください。
DocusignとSalesforceの連携確認

SalesforceとDocusingが連携されていると、Salesforceの差し込みフィールドが使用できます。
連携されてない場合は、SalesforceとDocusingの双方のアカウント情報を入力し、連携してください。

テンプレートにSalesforce項目を埋め込む

以下のWordファイルを使用します。
取引先名を入れる欄を追加しています。
取引先名を差し込むテンプレート

テンプレートの作成までは前回記載したテンプレート作成と同じです。

差し込みフィールドは左側メニューの「差し込みフィールド」から作成します。
差し込みフィールドの「+」を選択。
差し込みフィールドの作成

ダイアログが表示されるので、名前などを選択します。
Salesforce項目を差し込みフィールドとして使用する場合、もうお分かりかと思いますが、「Salesforce差し込みフィールドとして設定する」にチェックを入れましょう
Salesforce差し込みフィールドとして設定する

チェックを入れると、オブジェクトと項目が選択できるので、埋め込みたい項目を指定します。
今回は取引先名を入れることにします。

必要事項を入力後、「保存」を押すと、差し込みフィールドの所に先ほど定義したものが表示されます。
差し込みフィールドを文書に配置

あとは、この差し込みフィールドをドキュメントの任意の場所にドラッグアンドドロップしてしまえば、ドロップした位置に取引先名が表示されます。
Salesforce差し込みフィールドが挿入された文書
取引先名は1回定義すると、そのテンプレート内で複数配置することができます。
文書内容に応じて、フォントを変えたりすることが可能です。

テンプレート保存後、受信者の設定を行えば準備完了です。
受信者の設定も前回の設定編を参考にしてください。

Salesforceから文書発行

先ほど作成した差し込みフィールドつきの文書を発行してみます。

前回と同じ容量で、取引先から文書発行します。
差し込み項目つき文書を選択

テンプレートに先ほど作成したテンプレートを選択し、受信者を指定して「次へ」を押します。

文書のプレビューが表示されますが、選択した取引先名が埋め込まれているのが分かります。

DocuSignは帳票ツールではない

上記のように、帳票ツールのように差し込みフィールドを文書上に配置することができますが、万能機能ではありません。

例えば、ちょっと長めの会社名で文書発行すると…
差し込みフィールドでテキストサイズの調整ができない

このように文字が重なって表示されてしまいます。
残念ながら、テキストの長さに応じてフォントサイズを調整するような機能がなく、差し込みフィールドとして上手く機能しないところも出てきます。
このあたりは機能追加を期待しましょう。

差し込み印刷ができるDocuSignのテンプレートですが、DocuSignはあくまで電子署名ツールとしての位置付けであり、帳票ツールとしての位置付けではありませんので気をつけてください。

より精度の高い文書を提供するには、帳票ツールと併用して使うことをお勧めします。

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