DocuSign × Salesforceを使ってみよう~設定編~

前回の記事でDocuSignの環境作成とSalesforceの連携を行ったため、今回は実際に文書を作成して承認してみます。

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電子署名の流れ

DocuSignを使った電子署名の流れは以下のようなイメージとなります。
DocuSign文書の送信から署名までのイメージ

Salesforceと連携する際は、Salesforceに登録されている取引先や取引先責任者などに対して文書の送信をすることができます。

文書を送った後はDocuSignの機能で署名者への通知と署名を実施し、署名後にSalesforceに文書を返すような仕組みになります。

テンプレートの作成

まずはテンプレートを用意します。
WordやPDFなどで作った文書を使用します。

今回はこちらのショボいWordファイルを契約書を使ってやってみます。
下線のところが署名してもらうところです。
DocuSign送信文書

まず、DocuSignの管理画面に入りましょう。
[テンプレート]タブから[新規]を選択。
DocuSign管理画面からテンプレートの新規を選択

既存のWordやPDFを取り込む場合は[テンプレートの作成]を選択([テンプレートのアップロード]ではないです)。
DocuSignテンプレートの作成

「テンプレートの名前」を任意で入れます。
「文書の追加」で、既存のWordやPDFファイルを指定します。
複数指定することも可能でその場合、文書が結合された状態になります。
テンプレート名の入力と文書の追加

「次へ」はまだ押しません。
画面をスクロールして、「受信者の追加」から以下のように入力します。

役割→署名者
メールの下の選択リスト→署名が必要(デフォルト)

DocuSign受信者の追加設定

受信者の設定まで入力したら「次へ」を押します。
ぶっちゃけ役割は何を入れても構いませんが、後で使用しますので覚えておいてください
名前とメールは一見必須項目っぽいですが、あえて入力しません。
理由は後述します。

さらに下にスクロールすると、メールの受信メッセージの設定になりますが、デフォルトでも使えるので、ここではデフォルトのまま使用します。
「次へ」を選択します。

文書のプレビューが出てきました。
取り込んだ文書に署名欄を入れます。
標準フィールドの「署名」を文書のプレビューにドラッグアンドドロップして、署名欄を入れます。
DocuSign文書のプレビューと署名欄の追加

ドロップしたところが実際の署名場所になります。
他にも項目はありますが、今回は初回ということもあり、署名だけのシンプルな形にします。
そのまま「保存して閉じる」で保存しましょう。

これでひとまずテンプレートの作成が完了です。

SalesforceでDocuSign送信を使えるようにする

上記で作ったテンプレートをSalesforceから送信します。

その前に準備作業が必要です。

まず、インストールした直後はDocuSignへのコマンドボタンが表示されていないので、レイアウトに表示されるようにします。

アプリーケーションの[DocuSign eSignature]から、[DocuSign管理]タブ→[レイアウト]を選択。

ここで取引先や商談などのページレイアウト単位でチェックをつける欄があるため、DocuSignのコマンドボタンを追加したいレイアウトにチェックを入れます。
今回は取引先のレイアウトに対しDocuSign送信したいので、Account Layoutにチェックを入れます。
DocuSignの機能をSalesforceレイアウトに追加

もう一つ、[DocuSign管理]タブ→[設定]を選択。
「受信者の役割設定」から役割名のところ、ここを先ほど設定した受信者の役割「署名者」を入れておきましょう。
入力後に「保存」します。
受信者の役割設定

これでSalesforce側で使用するための準備が整いました。

作ったテンプレートをSalesforceから送信

では、文書を送信してみましょう。

取引先の詳細画面を開きます。
ボタンのところに「DocuSign」が表示されているので、ボタンを押しましょう。
(表示がない場合は、ドロップダウン内に表示されている可能性があります)
レイアウトにDocuSign送信ボタンが追加される

ボタンを押すとDocuSgin送信画面が表示されます。
まず、文書の欄で先ほど作成したテンプレートを使用するには[文書の追加]→[DocuSignテンプレート]を選択。
文書の追加でDocuSginテンプレートを選択

先ほど作った「契約書」テンプレートが選択できるようになっているので、チェックして「保存」。
DocuSignテンプレートを選択

文書に追加されました。
テンプレートが文書に追加される

続いて受信者の設定をします。
受信者は取引先の場合、所属する取引先責任者がデフォルトで選択されています。
必要に応じて追加や削除を行ってください。

ここで重要なのが、役割をテンプレート作成時の受信者の役割と一致されること
(今回の場合「署名者」になります)。

この役割がDocuSignの受信者の役割のキーとなり、未入力だった名前とメールアドレスに取引先責任者の名前とメールアドレスが反映されるようになります。
役割がキーとなり名前とメールアドレスが上書きされる

受信者の設定後もメッセージ設定などがありますが、デフォルトでも送れるので、「今すぐ送信」を押下しましょう。
DocuSign文書の送信

文書が送信されました。
DocuSign文書の送信が完了

これで、送信者のターンは終わりです。

送信された文書をDocuSign上で署名

送信後、署名者(受信者)にメールが通知されます。
メール内にある「文書の確認」からDocuSignに入ります。
DocuSignのアカウントを持っていなくても入れます
DocuSign文書送信後にメールが通知

契約書の内容が出てきました、
サンドボックス環境なので余計な表示がありますが気にせずに。
「署名」をクリックできるようになっているので、クリックします。
文書のプレビューに署名ボタンが表示される

署名します。
署名は名前を自動で入れたり、手書きで入れたり、ファイルからイメージをアップロードしたり色々な形式で可能です。
今回は手書きで署名をしています。
DocuSignから電子署名

署名すればプレビューに反映されるので問題なければ「完了」を押しましょう。
これで署名が完了です。

署名済みの文書を確認

署名後は送信者へメールが通知されます。
文書の署名が完了

サイン済みの文書が添付されるので、これにて署名された文書が無事届きました。

メールだと埋もれてしまうという方は、Salesforce上にも添付されているので、そちらから確認することも可能です。
文書を送信した取引先の関連リストにDocuSignのステータスという関連リストがあります。
署名が完了すると「Completed」というステータスになるため、レコードを開きます。
メモ&添付ファイルに署名済み文書が添付されています。
DocuSignのステータスに署名済み文書が添付される

次回はもっと実用的な使い方で

以上がDocuSignを使用した文書送信と署名の基本系となります。
次回はもっとこの基本系に肉付けして、より実用的に使えるような形で設定していきたいと思います。

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