DynamicsはOneNoteとも連携できる
様々なOffice製品と連携ができるDynamicsですが、OneNoteとも連携することができます。
自由度の高いメモ帳として活用している人も多いんじゃないでしょうか。
ただ、こちらの場合は双方向というわけではなく、DynamicsにOneNoteのリンクを貼ってオンライン上でOneNoteを参照するような形になります。
OneNote統合設定
OneNoteと統合される設定をします。
その前段階として、ドキュメント管理の設定を済ませておきましょう。
SharePointの設定を済ませた後、[設定]→[ドキュメント管理]から「OneNote統合」を選択します。
（ドキュメント管理設定を済ませると出てきます）
ダイアログが出てきますので、ドキュメント管理と同じ要領でOneNoteと統合したいエンティティを選択します。
これで組織の設定は完了。
次はエンティティの設定。
エンティティでは「メモ(添付ファイルを含む)」「ドキュメント管理」そして「OneNote統合」にチェックをつけておきます。
最後にフォーム側でOneNoteへの入り口を作ります。
フォームの設定から、挿入のタイムラインをフォーム上に設定しましょう。
これで設定は完了です。
使用する場合は、フォームのタイムラインからメモを書く際に、OneNoteのタブが作成されているので、そちらを選択。
OneNoteを選択すると、自動的にOneNoteが開きます。
あとは、ここに会議の議事録やホワイトボードのキャプチャなどお好きなように書き込めばOKです。
使用頻度が高い場合は、タイムラインのプロパティからデフォルトにOneNoteを当てるといいでしょう。
細かい設定ができないのが悩みどころ
このようにDynamicsのレコードから直接OneNoteを起動させることができますが、いくつか制限事項があります。
まずは、作成される単位。
こちらは、1レコード1ノートブックで作成されます。
ページ名はデフォルトでレコード名となります。
作成後は完全なOneNote側処理となるので変更はできます。
1つのノートブックを複数のレコードで共有させることができないのがちょっと残念ですね。
次に考慮されるべきは公開範囲。
DynamicsのレコードはDynamicsのアクセスルールに基づいて公開されますが、OneNoteを作ってしまうとSharePointのルールに基づいてしまうので、Dynamicsのレコードから参照できないユーザも参照できてしまう恐れがあります。
SharePointの設定部分でも述べましたが、セキュリティ設定がDynamicsと一致しないので、そのギャップを埋める運用が手間なので、秘密の情報は極力載せない方針の方がいいでしょう。
ちょっとした制限事項がユーザ要件にのらないことがありますので、使用の際は操作性とセキュリティを考慮して統合させるようにしましょう。
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