ポータルユーザの登録パターンを理解する
さて、前回はDynamicsのアドオンを使ってポータルを構築して、早速ポータルにログインしたいところですが、まずはポータルユーザについて理解が必要です。
前回の特徴でも少し触れましたが、ポータルユーザはD365ユーザとは区別して管理しており、D365はユーザエンティティで管理するのに対し、ポータルは取引先担当者(Contact)で管理されます。
取引先担当者といってもガチなお客さんもいて、必ずしもポータルユーザとなるわけではないため、ポータルユーザとそうでない取引先担当者がどうやって使い分けられるかを理解しましょう。
ポータルユーザの登録
取引先担当者がポータルユーザになるには、2つの登録方法があります。
D365ユーザがポータルユーザを登録
まず1つ目の方法はD365ユーザの力を借りてポータルユーザを登録される方法です。
こちらは取引先担当者を作成後に、招待状をポータルユーザに送付してログインしてもらう方法になります。
図にするとこんなイメージになります。
登録方法を順を追って説明すると、まずは手始めにD365ユーザでログインして取引先担当者を登録します。
ここはいつも通りの方法でOKですが、ポータルを構築した時にエンティティ名がContactに変わっているので注意しましょう。
メールアドレスも招待状の送付のために入れておいたほうがいいです。
取引先担当者を作成すると、リボンメニューから「招待状の作成」が選択できるようになっています。
新しい招待状が入力された状態になっているので、そのまま保存しましょう。
有効期限などが設定できるので、必要であれば設定しましょう。
実際はワークフローを使ってメールで招待状を送信するのがベターですが、作成すると招待状コードがシステムで自動生成されます。
招待状の詳細タブから確認できるので、これをポータルユーザに通知します。
ポータルのページからサインイン→招待状の引き換えから招待コードを入力し、登録ボタンを押します。
引き換えに成功し、ユーザ登録画面が表示されるので、ユーザ名とパスワードを入力します。
（メールアドレスは事前に設定していれば入力済みとなります）
ユーザ名はポータルにログインするIDとなります。
ちなみに、招待状はステータスが設定されており、招待コードを入力すると、引き換え済みとなり再度招待コードが受け付けなくなるので注意しましょう。
その場合は、もう一度招待状を作成する必要があります。
登録後、プロファイルの設定画面に入ります。
よく見ると、右上のところがサインインから取引先担当者の名前に変わっており、この時点でログイン済みなのが分かります。
こちらの方法の特徴としては、事前にD365ユーザの目に触れることになるので、承認されたユーザのみが使えるというメリットがあります。
ポータルユーザ自らが登録
続いてポータルユーザ自らが登録する方法です。
こちらはD365ユーザの目を触れずに直接登録ができます。
登録方法はポータルのページからサインイン→登録タブから必要事項を入力するだけです。
前述の招待状の送付で招待コードを入力した後の手順から合流させた形ですね。
その後、プロファイルの設定のページに入りますが、この時点ではまだ取引先担当者が作成されていないので、必要事項をしっかり入力する必要があります。
プロファイルを更新した段階で本格的に取引先担当者に登録され、晴れてポータルユーザとなれるわけです。
こちらは、ポータルユーザの直接登録という形なので、D365ユーザ側の管理が楽というメリットがある判明、不特定多数のユーザが自由にユーザ登録することになるので、誰か分からないようなユーザも入ってくる可能性があり、データの精度という点で不安なところはあります。
実際は設定で1つに絞る
ポータルユーザの登録で2つの方法を紹介しましたが、実際の運用では2つの方法を併用することはまずないでしょう。
D365ユーザの管理とポータルユーザ数と照らし合わせながらどちらか1つを使うことになると思います。
この辺りのユーザ認証や登録についての設定方法はサイト設定で変更が可能なので、次回はサイト設定でよく設定する項目を中心に紹介していきたいと思います。
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