イベントマーケティング：イベントの登録

イベントには関連がいっぱい

早速イベントを作りたいところですが、イベントは関連するエンティティも多いため、情報整理しないとこんがらがってきます。

まずは使用するエンティティについて簡単に説明します。

※会場は建物＞部屋＞レイアウトで階層化ができ、建物単位、建物内部の部屋、部屋内に仕切られて区画によって使い分けをします。

その他、部屋予約などまだまだ多くの関連エンティティがありますが主要となるのは以上です。

これを書いているのが2020年の4月なので、日本全国が自粛モードに入っていますが、
このイベントをフェスに例えてみましょう。

2019年のフジロックを例にするとこのような構成になります。

• イベント・・・「FUJI ROCK FESTIVAL ’19」
• セッション・・・「7/26(金) 11:00-12:00 Red Hot Chili Peppers」といったように時間帯や会場ごとに開催される公演になります
• 建物・・・「苗場スキー場」
  ※セッション単位で設定する場合は「GREEN STAGE」「WHITE STAGE」などエリアで区切られたステージで設定が可能
• スピーカー・・・「Red Hot Chili Peppers」などアーティストが入ります。
• スピーカーエンゲージメント・・・「フジロック」のセッション「7/26(金) Red Hot Chili Peppers」セッションに「Red Hot Chili Peppers」を割り当てますよという情報

また、イベントはデフォルトでプロセス管理されています。
準備、計画表、編成、昇格、開始、イベント後のフェーズからなり、イベントの進み具合に応じてフェーズを進めていきます。

• 準備・・・イベントの立案
• 計画表・・・セッションの時間割を決める
• 編成・・・スピーカーや会場を押さえたり
• 昇格・・・イベントの計画が出揃って最終承認の段階
• 開始・・・イベントの開催
• イベント後・・・イベントが終了し、その後のフォローアップ

イベントの作成

[イベント]→[新規]を作成。

概要情報を入力。
イベント名、タイムゾーン、開始日、終了日が必須なので入れておきます。

形式は推奨項目ですが、こちらも選んでおきましょう。
「オンサイト」は実際に会場に行って開催されるイベント、「ウェビナー」はWebによる講演やミーティングのこと、「ハイブリッド」は「オンサイト」と「ウェビナー」を組み合わせた形式です。

「オンサイト」と「ウェビナー」で入力する内容が異なります（「ハイブリッド」は両方入力します）。
「オンサイト」は会場に関する情報（赤枠）、「ウェビナー」はWebに関する情報（青枠、必須項目あり）を入力します。

イベント関連レコードの作成

セッション、スピーカー エンゲージメント、スポンサーはイベントから[計画表]タブから作成します。

セッションを作成すると、計画表に表示されます。

同じように[計画表]からスピーカー エンゲージメントやスポンサーも登録します。
ここも必要に応じて作成してください。

イベントチームメンバーは[追加情報]タブから参照可能ですが、こちらからの新規作成はできないので、[イベントチームメンバー]メニューから作成します。

該当する担当者（ユーザーｏｒ取引先担当者）や役割を入れて登録したのち、再びイベントのフォームに戻って[既存のイベントメンバーの追加]から先ほど作成したレコードを追加することができます。

その他の情報

イベントに対する補足情報や財務情報などは[追加情報]タブから入力します。
必須項目ではありませんので、必要に応じて設定してください。

主要なイベントの登録は大体こんなところです。
[登録と出席]タブの内容も重要ですが、後に顧客体験などとつなぎ合わせるため、イベントフォーム上での登録することはあまりありません。