スーバーバッジ攻略:Process Automation Specialist

スーパーバッジ攻略、Process Automation Specialist編です。
ここでは、本文中にビデオによる説明も入っているので、Google翻訳一辺倒ではいかないのが辛いところ。。。

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本文要約

本このスーパーバッジを獲得するために行うこと

  1. 割り当てルールを使用してリードの所有権を自動化する
  2. 数式フィールドと検証ルールを使用してデータの整合性を強化する
  3. 標準オブジェクトとのマスター/詳細関係でカスタムオブジェクトを作成する
  4. ステージ、レコードタイプ、および検証ルールを使用して商談販売プロセスを定義する
  5. ビジネスプロセスを自動化して、電子メールを送信し、関連するレコードを作成し、承認の機会を送信する
  6. Lightningレコードページに動的情報を表示するフローを作成する
  7. レコードを評価および更新するプロセスを作成する

このスーパーバッジでテストされた概念

  • 入力規則と式
  • セールスプロセス
  • プロセスビルダー
  • フロー

事前準備とメモ

  • ペンと紙をつかみます。要件について聞いたら、メモを書き留めておきます。
  • このスーパーバッジ用に新しいTrailhead Playgroundを作成します。新しい組織には、必要なすべての特別なデータが含まれます。 (通常のDeveloper Edition組織ではなく、Trailhead Playgroundを作成してください。これらの課題の正しいデータを保持しているのはTrailhead Playgroundのみです。)他の理由でこの組織を使用すると、課題の検証時に問題が発生する可能性があります。
  • Lightning Experienceを使用します。
  • プロセスオートメーションスーパーバッジアンマネージパッケージ(パッケージID 04t46000001Zch4)をインストールします。 AppExchangeから管理対象または管理対象外のパッケージまたはアプリをインストールできない場合は、この記事の手順に従ってください。
  • Trailhead Playground組織で作成できるユーザーは1人だけですが、この課題を完了するために必要な数の権限(プロファイル、ロール、パブリックグループなど)を作成できます。さまざまな自動化をテストするユーザーを作成することをお勧めします。この目的でNushi Davoudという名前のユーザーを作成します。 Nushiを承認のマネージャーとして割り当てます。
  • このスーパーバッジには米ドルの通貨が含まれるため、個人設定を更新する必要がある場合があります。個人設定から、[個人]に移動します。言語とタイムゾーンを変更し、ロケールを英語(米国)に、言語を英語に変更して、[保存]をクリックします。
  • ワークフローを使用して問題を解決しないでください。

使用事例

RB Roboticsは、米国の工場向けに自動組立システムを製造および設置しています。昨年までは堅調に推移しました。次に、創設者の8歳の孫娘が学校の科学プロジェクト用に色とりどりの車輪付きロボットを作り、創業者は思いがけずRBの製品リストにデザインを追加しました。驚いたことに、これらの生意気なレインボーボットは大ヒットしました。おもちゃ屋、オンラインショップ、メーカーフェアでは在庫を確保できません。 RainbowBotの宣伝は、RBの従来のアセンブリシステム製品についても話題を呼んでいます。両部門の売上高は急成長しており、同社は需要に追いつくために急いでいます。

すべての友達と同じように、あなたはRainbowBotを自宅に持っています。カラフルで愛らしいです。そして役に立ちました!あなたはそれをあなたの植物に水をまき、あなたの犬があなたの寝室の床から「救助」するのが好きな靴下を片付けるようにそれをプログラムしました。 RB RoboticsでSalesforce管理者として仕事に就くと、あなたはとても興奮し、すべての人にそれについて話すのを待つことができません。

1日目に働くと報告するまでは、会社がSalesforceでのプロセスをまだ自動化していないことがわかります。すべてを手作業で行うロボット会社ですか?ああ、皮肉。営業担当者は、マネージャーにメールを送信して取引の承認をリクエストします。マネージャーは、適切なチームに割り当てる前に、リードを1つずつ評価します。非効率的でエラーが発生しやすいビジネスプロセスのリストはどんどん増えています。その間、会社は機会を逃しています。営業チームが記録を維持するのに多くの時間を費やし、取引を完了するのに十分な時間がないためです。 RB RoboticsがRainbowBotの瞬間を利用しようとしている場合、同社は自動化された高速なものにする必要があります。幸い、あなたはその仕事を処理するSalesforceツールだけを知っています。

標準オブジェクト

RB Roboticsは、次の標準オブジェクトを使用して、すべての取引関連データを格納します。
Account-RB Roboticsから購入するビジネス(顧客-直接および顧客-チャネル)および将来購入する可能性のあるビジネス(見込み)
Contact-RB Roboticsの見込み顧客と既存顧客
Opportunity-RainbowbotsまたはRB Roboticsアセンブリシステムの販売の可能性

カスタムオブジェクト

このスーパーバッジのために、RB Roboticsは1つのカスタムオブジェクトを使用します。

Robot Setup-RB Roboticsロボットセットアップに関する情報。 各ロボット設定レコードには、商談とのマスター/詳細関係があります。
フィールド

  • Name(名前)
  • Date(日付)
  • Notes(ノート)
  • Day of the Week(曜日)

ビジネス要件

最初のステップは、RBの営業部長との一連のビデオ通話をセットアップすることです。彼女は出張中ですが、販売プロセスの自動化は彼女にとって最優先事項です。 ダイヤルインして、営業担当がSalesforceをどのように使用するかを説明し、要件を満たすようにTrailhead Playground組織を設定します。 それらが必要な場合は、ビデオのトランスクリプトとスライドプレゼンテーションをここからダウンロードできます。

※これ以降はビデオから要件を得ることになります。
ビデオを視聴したざっくりとした内容をまとめましたので活用ください。

美人のねーちゃんが出てきますが、言ってる内容はよくわかりません(泣)。

1.リードの自動化

こんな感じのニュアンスでした

  • リードは国内(ここでいうアメリカ内)に限定する
  • Stateは州の略語(CA,TNなど)にするため、2文字以内とすること
  • Countoryは「US」「USA」「United States」、またはブランクにする
  • 2つのセールスチームを持ち、リード作成時に適切なチームにアサインしなさい
    • Rainbow Sales (Webリード)
    • Assembly System Sales(パートナー & 購入済みリード)

2.アカウントを自動化する

  • 住所(請求先、納入先ともに)はリードと同様のルールを入れる
    • Countryは「US」「USA」「United States」、またはブランクにする(リードと同じ)
    • Stateは略字で入れるため2文字以内にする(リードと同じ)
  • 種別が「Customer – Direct」と「Customer – Channel」の取引先にはNameの変更を許可しない
  • Accountの詳細にいくつかのカスタムフィールドを作成する(積み上げ集計や数式から自動計算する)
    • Number of deals
    • Number of won deals
    • Last won deal date
    • Deal win percent
    • Amount of won deals
    • Call for Service
  • 「Call for Service」フィールドは下記条件で定義する
    • last won data > 2 years ago であれば Yes
    • last won data <= 2 years ago であれば No

3.Robot Setupオブジェクトを作成する

  • Robot SetupオブジェクトはWONの商談からしか作成しない
  • 商談を削除するとRobot Setupも削除されるようにする(つまり主従関係)
  • Nameは自動採番とし、ROBOT SETUP- {0000}形式で0始まりとする
  • 項目は以下の通り
    • Date
    • Notes
    • Day of the Week(Dateから曜日を算出、「Sunday」「Monday」・・・といった曜日表記)

4.セールスプロセスを作成し、商談を検証する

  • 「RB Robotics Sales Process」という名前のセールスプロセスを作成、フェーズは以下の通り
    • Prospectiong
    • Qualification
    • Proposal/Price Quote
    • Negotiation/Review
    • Awaiting Approval
    • Closed Won
    • Closed Lost
  • 作成したセールスプロセスを「RB Robotics Process RT」という名前のレコードタイプに適用する
  • Approvedチェックボックス項目を追加
  • 「システム管理者」と「Custom: Sales Profile」プロファイルのみチェック可能
  • 100,000ドル以上の商談はApprovedチェックがないと保存できない仕組みとする

5.商談を自動化する

英語はさっぱりだったけど、最後にまとめのスライドがあって助かった。。。

種別が「Customer – Direct」のAccountから商談を作成した時はFinance Groupにメールを送ります。

Prospecting

  • 取引先の所有者にタスクを作成します(カッコ内はうまく聞き取れず、言っていたかどうかは不明です)。
    • 件名:Send Marketing Materials
    • 期日:本日から7日後
    • 優先度:High
    • (状況:In Progress)
    • (関連先:商談の取引先)
    • (任命先:商談の取引先の所有者)

Negotiation/Review

  • 100000ドル以上で承認プロセスを実行します。
  • 変更を許可します。
  • 承認NGの場合はここに戻ります。

Waiting for Approval

  • 承認中の状態を表します。
  • 変更を許可しません。

Closed Won

  • マネージャーが承認するとこのフェーズに進みます。
  • Rebot Setupレコードを作成します。(Dateは商談の完了予定日から180日後)
  • 商談が成立したらFinance Groupにメールを送ります。
  • 変更を許可します。

6.商談のフローを作成する

商談から商品(Product)をクイックサーチするフローを作成せよ。
フローから「RainbowBot」「CloudyBot」「Assembly System」を選択して、選択した値を含む商品を一覧表示せよ。

って感じの指令に聞こえました。

7.セットアップの自動化

Techチームのマネージャは土日にレポートを実行し、ロボットセットアップのデータを見に行っている。
もし、ロボットセットアップの作成時にDateが土日だったら月曜日に自動変更してほしい。

チャレンジ

1.リードの自動化

ビジネス要件で指定されているように、検証ルール、リードの2つのキュー、およびリード割り当てルールを作成します。


要件にあるように、まず入力規則にはCountoryはアメリカ国内に限定する必要があります。「US」「USA」「United States」そしてブランクを許容するようにしましょう。
ビジネス要件に示されているセールスチームはリードへ割り当てる必要があるため、作成するのはロールでも公開グループでもなくキューになります。2つのキュー「Rainbow Sales」「Assembly System Sales」を作成し、入力したリードに応じてキューを割り当てるために、リード割り当てルールを設定します。このリードの割り当てはリードソースから判別する必要があります。
入力規則のルール名やリードの割り当て名は特に指定はなかったので任意名でOKだと思います。

キューの作成

リードの割り当てルール設定

あと、リードの割り当てルールは正しく設定してもうまくいかないケースがあるみたいです。Standardの使い回しが行けないみたいな記事も書いてありましたが、自分はStandardで作って一度無効にした後に再度有効化することでうまくいきました。

2.アカウントを自動化する

ビジネス要件で指定されているように、検証ルールとアカウント数式フィールドを作成します。 次のフィールド名を使用します。

このメトリックまたはフィールドには、このフィールド名を使用します
Number of deals, Number_of_deals__c
Number of won deals, Number_of_won_deals__c
Last won deal date, Last_won_deal_date__c
Deal win percent, Deal_win_percent__c
Amount of won deals, Amount_of_Won_Deals__c
Call for Service, Call_for_Service__c


ビジネス要件にあるように、Accountに入力規則とカスタム項目を作成します。
入力規則はリードと同じように作成すればOK。
Nameの変更チェックはISCHANGED()式を使用します。
作成するカスタム項目は積み上げ集計や数式から自動算出します。
記載がなかったので迷いましたがLast won deal dateは完了予定日(ClosedDate)を集計。
Call for Serviceは数式項目ですが、テキスト型にして「Yes」「No」を表現してください。
チェックボックスで表現しようとしてハマってしまいました。

3.Robot Setupオブジェクトを作成する

商談とのマスター/詳細関係を持つカスタムRobot Setupオブジェクトを作成します。 ビジネス要件で指定されているフィールドを含めます。0から始まるレコード名に自動番号を付けます。この名前形式を使用します:ROBOT SETUP- {0000}。

次のフィールド名を使用します。
このメトリックまたはフィールドには、このフィールド名を使用します
Date, Date__c
Notes, Notes__c
Day of the Week, Day_of_the_Week__c


指示通りにRobot Setupオブジェクトを作成します。
Day of the Weekは数式項目で作成します。WEEKDAY関数とCASE文を使うと便利です。
上記項目以外にも主従関係項目が必要ですが、項目名には指定がないので任意名で大丈夫だと思います。
WON商談でのみしか作成できない条件があるのでルックアップ検索条件を使いましょう。

4.セールスプロセスを作成し、商談を検証する

必要なステージを含むセールスプロセスを作成し、RB Robotics Sales Processという名前を付けます。 RB Robotics Process RTという名前のレコードタイプを作成します。 ビジネス要件の説明に従って、商談ページレイアウトにフィールドを追加し、高価値の商談に適切な検証ルールを作成します。


指示にある通り、セールスプロセスとレコードタイプを作成しましょう。
初期状態では「Awaiting Approval」が含まれていないため、フェーズに追加しましょう。
Approveチェックボックスを追加しますが、こちらはプロファイル制限に注意。
入力規則の名前とメッセージは任意でOKです。

作成するセールスプロセス
作成するセールスプロセス

5.商談を自動化する

ビジネス要件に従って、財務グループに警告するプロセスを作成し、セールスプロセス中の適切な時期にアカウント所有者のタスクを作成します。 (注:このスーパーバッジのために、「Integration User」が財務グループであると想定してください。)プロセスがロボットのセットアップ日をスケジュールし、承認のための商談を送信することを確認してください。

承認を目的として、Nushi Davoudをマネージャーとして割り当て、承認プロセスが商談のオーナーのマネージャーにリクエストを自動的に送信するようにします。 商談が承認または却下されたときに商談の所有者に通知します。

プロセスの非管理パッケージに含まれている財務:アカウントの作成、販売:機会の承認が必要、および販売:機会の承認ステータスの電子メールテンプレートを使用します。


プロセスビルダーと承認プロセスを駆使して商談の自動化を実現します。
要件のうち、青字がプロセスビルダー、緑字が承認プロセスで実現するところです。

————————-

種別が「Customer – Direct」のAccountから商談を作成した時はFinance Groupにメールを送ります。

Prospecting

  • 取引先の所有者にタスクを作成します。
    • 件名:Send Marketing Materials
    • 期日:本日から7日後
    • 優先度:High

Negotiation/Review

  • 100000ドル以上で承認プロセスを実行します。
  • 変更を許可します。
  • 承認NGの場合はここに戻ります。

Waiting for Approval

  • 承認中の状態を表します。
  • 変更を許可しません。

Closed Won

  • マネージャーが承認するとこのフェーズに進みます。
  • Rebot Setupレコードを作成します。(Dateは商談の完了予定日から180日後)
  • 商談が成立したらFinance Groupにメールを送ります。
  • 変更を許可します。

プロセスビルダー作成のポイントは以下の通りです。

  • 1つのプロセスに複数条件+アクションを記述
  • アクション実施後、フローを停止しない
  • 商談の取引先IDに対し、Nullチェックをかけ、これを条件とする
  • タスクの作成は、取引先の所有者にアサインし、取引先に関連づける(関連先は商談ではないことに注意!)
  • タスクの件名を間違えない(スペルをミスってめちゃくちゃハマった。。。)

ちなみに、承認プロセス起動条件である「100000ドル以上」という条件は承認プロセスの条件に入れても、プロセスビルダーの条件に入れてもOKみたいです。
僕はプロセスビルダーの条件に入れました。
承認プロセスやプロセスビルダーで使用するメールアラートはパッケージインストールした時に入っているメールテンプレートを使用してください。

————————-
プロセスビルダーは最終的には以下のように、条件分けして作成することになります。
フォルーは停止するのではなくて、次の条件を評価するのがポイント。
商談のプロセスビルダー

承認プロセスは以下のように、メールアラートとアクションを指定します。
承認プロセス概要
承認プロセスのアクション

6.商談のフローを作成する

フローを作成し、ビジネス要件で説明されているLightningページのFlowコンポーネントを使用してそのフローを配布します。 フローにProduct Quick Searchという名前を付けます。

注:組織にRainbowBot、CloudyBot、およびAssembly Systemの商品がない場合は、作業前の要件に従って、このスーパーバッジ用に新しいTrailhead Playgroundを作成したことを確認してください。

指令通りProduct Quick Searchというフロー(画面フロー)を作成します。
フローの構成としては、まず最初の画面で「RainbowBot」「CloudyBot」「Assembly System」を選択する画面を作成。
次の画面では検索した商品名の一覧を出す結果画面になります。

実際のフローの流れは以下の通り:

選択画面表示
 ↓
商品レコードの検索(名前に選択した種別を含むようにフィルタする)
 ↓
検索結果を変数(リスト)に格納
 ↓
変数をループしてテキスト型変数に商品名を追記
 ↓
結果画面表示

と段階を踏んで裏側の処理を実現します。
あとは作成したフローをページレイアウトに配置すればOKです。

最終的にはこのようなフローになりました。
僕の場合は、選択肢を数値型にして、直後に分岐処理を入れていたのですが、選択肢をテキスト型にしてしまえば分岐処理はいらなかったかもしれません。

作成したフロー

7.セットアップの自動化

ビジネス要件で説明されているように、ロボットのセットアップ日を評価および調整するプロセスを作成します。

最後のチャレンジですが、シンプルです。
これもプロセスビルダーを使って実現しますが、Step5ほど複雑ではありません。
Robot Setupに対してプロセスビルダーを作成し、Dateが土日だったら自動的に月曜日に調整します。
土曜日だったらDate+2、日曜日だったらDate+1としましょう。
曜日の判定は数式項目を作ったので、それを使っちゃいましょう。
ここではレコード作成時に限定されているので、条件も「レコードが作成された時」にしましょう。

Saelsforce
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